Annual and Extraordinary General Meeting of Shareholders Invitation
PANGGILAN
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN DAN
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM LUAR BIASA
PT SAWIT SUMBERMAS SARANA TBK
PT Sawit Sumbermas Sarana, Tbk (“Perseroan”) dengan ini mengundang para pemegang saham Perseroan (“Pemegang Saham”) untuk menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan (“RUPST”) Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa (“RUPSLB”) yang akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : Kamis, 25 April 2024
Waktu : 14:00 WIB - Selesai
Tempat : Financial Hall, Graha CIMB Niaga, lantai 2. Jl. Jend. Sudirman Kav. 58 Jakarta,12190
Perseroan telah melakukan Pengumuman Pemberitahuan Rapat pada tanggal 19 Maret 2024, yang telah dimuat pada situs web Bursa Efek Indonesia, situs web Perseroan dan situs web Kustodian Sentral Efek Indonesia.
Mata Acara RUPST:
1. Persetujuan dan pengesahan Laporan Tahunan dan Laporan Keuangan Tahunan Tahun Buku 2023.
2. Persetujuan Penggunaan Laba Bersih Perseroan Tahun Buku 2023.
3. Penetapan remunerasi bagi anggota Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan.
4. Persetujuan Penunjukan Akuntan Publik dan/atau Kantor Akuntan Publik untuk Tahun Buku 2024.
Penjelasan Mata Acara Rapat:
Mata acara Rapat ke-1, 2 dan 4 merupakan agenda yang rutin diadakan dalam RUPST Perseroan sesuai ketentuan dalam Anggaran Dasar Perseroan dan Undang-Undang No. 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (“UUPT”).
Mata Acara RUPSLB:
Persetujuan Perubahan Susunan Direksi Perseroan.
Penjelasan Mata Acara Rapat:
Mata acara RUPSLB ini adalah untuk memenuhi ketentuan (i) Pasal 13 tentang Anggaran Dasar Perseroan dan (ii) Pasal 94 Ayat 1 UUPT serta dengan memperhatikan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) No.33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik.
CATATAN :
1. Sesuai dengan Pasal 11 ayat 3 tentang Persetujuan atas laporan tahunan serta pengesahan atas laporan keuangan huruf c Anggaran Dasar Perseroan, Perseroan tidak mengirimkan surat undangan tersendiri kepada para Pemegang Saham. Dengan demikian, iklan ini berlaku sebagai undangan resmi.
2. Pemegang Saham yang berhak hadir dan memberikan suara dalam rapat adalah para Pemegang Saham yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan pada tanggal 2 April 2024 sampai dengan pukul 16.00 WIB dan atau bagi pemegang saham yang sahamnya dimasukkan dalam penitipan kolektif di KSEI adalah pemegang sub-rekening efek pada penutupan perdagangan di Bursa Efek Indonesia tanggal 2 April 2024.
3. Bagi Pemegang saham yang sahamnya dimasukkan dalam penitipan kolektif PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI), Konfirmasi Tertulis untuk Rapat (KTUR) dapat diperoleh di Perusahaan Efek atau di Bank Kustodian di mana pemegang saham membuka rekening efeknya.
4. Dengan mengacu kepada POJK Nomor 15/POJK.04/2020 tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka, Perseroan memberikan kesempatan kepada setiap Pemegang Saham yang memutuskan tidak dapat hadir Rapat, dapat memberikan kuasa secara elektronik melalui eASY.KSEI sebagaimana dirinci dibawah ini maupun secara tertulis kepada Pihak Independen. Kuasa tertulis dimaksud diberikan kepada penerima kuasa yang telah memenuhi ketentuan Pasal 85 UUPT.
5. Prosedur pemberian kuasa dan tata cara penyelenggaraan Rapat sebagai berikut:
a) Para pemegang saham dapat memberikan kuasa melalui aplikasi eASY.KSEI (https://akses.ksei.co.id) sesuai dengan ketentuan Keputusan Direksi KSEI No. KEP-0016/DIR/KSEI/0420 tentang Pemberlakuan Fasilitas Electronic General Meeting System KSEI (eASY.KSEI) sebagai Mekanisme Pemberian Kuasa secara Elektronik dalam Proses Penyelenggaraan RUPS bagi Penerbit Efek yang merupakan Perusahaan Terbuka dan Sahamnya Disimpan dalam Penitipan Kolektif KSEI.
b) Pemegang Saham dapat mengunduh formulir Surat Kuasa di situs web Perseroan (https://www.citraborneoutama.co.id) yang dapat diisi dan dikirimkan dengan subject “Surat Kuasa RUPS” melalui email corporate@ssms.co.id;
c) Asli surat kuasa wajib diterima oleh Direksi Perseroan di kantor Perseroan, beralamat di Gedung Equity Tower, Lantai 43 Unit B, SCBD, Jl. Jenderal Sudirman Kav 52-53, Senayan, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan, atau Biro Administrasi Efek (“BAE”) Perseroan PT DATINDO ENTRYCOM beralamat di Jl. Hayam Wuruk No.28, Jakarta 10210.
d) Perseroan akan menyediakan bahan Rapat untuk setiap mata acara Rapat sejak tanggal Pemanggilan Rapat sampai dengan Rapat diselenggarakan melalui situs web Perseroan dan eASY.KSEI.
e) Notaris dibantu dengan BAE akan melakukan pengecekan dan perhitungan suara setiap mata acara Rapat dalam setiap pengambilan keputusan Rapat berdasarkan surat kuasa yang telah disampaikan oleh pemegang saham sebagaimana dimaksud dalam huruf a diatas.
f) Tindakan preventif ini tidak menghalangi bagi pemegang saham yang berkenan hadir langsung dalam Rapat, namun dengan tetap memperhatikan pembatasan yang mungkin diterapkan sesuai dengan protocol Pemerintah yang diimplementasikan oleh pengelola hotel/gedung atau otoritas setempat.
6. Apabila Pemegang Saham tetap bermaksud menghadiri Rapat secara fisik, mohon untuk mematuhi prosedur sebagai berikut:
a) Pemegang Saham (atau kuasanya) yang akan menghadiri Rapat diminta dengan hormat untuk membawa dan menyerahkan fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau tanda pengenal lainnya kepada petugas pendaftaran Perseroan, sebelum memasuki ruang Rapat.
b) Bagi pemegang saham Perseroan seperti perseroan terbatas, koperasi, yayasan atau dana pensiun dan badan hukum lainnya agar membawa fotokopi dari Anggaran Dasarnya yang lengkap beserta akta susunan anggota Direksi dan Dewan Komisaris dan/atau pengurus yang terakhir.
7. Untuk mempermudah pengaturan dan tertibnya Rapat, pemegang saham atau kuasanya dimohon untuk hadir di tempat Rapat, 30 (tiga puluh) menit sebelum Rapat dimulai.
Jakarta, 3 April 2024
PT Sawit Sumbermas Sarana, Tbk
Direksi
